Privacyverklaring FOD BUZA

Introductie

Wanneer je gebruik maakt van één van onze diensten verzamelt de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (FOD BUZA) een aantal persoonsgegevens. FOD BUZA vindt je privacy uiterst belangrijk en we willen je dan ook zo goed mogelijk informeren. Je krijgt ook controle over wat er met je persoonsgegevens gebeurt en we zullen dit ook respecteren. Dit om een zo optimaal mogelijke ervaring te bieden van onze diensten. Deze privacyverklaring betreft de applicatie E-stage.

Deze privacyverklaring gaat uit van onderneming FOD BUZA, met maatschappelijke zetel gevestigd te 1000 Brussel, Karmelietenstraat 15 en ondernemingsnummer 0308.358.149.

Indien je vragen hebt over je persoonsgegevens of over de privacyverklaring kan je ons bereiken via de contactgegevens onderaan deze pagina.

1. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Om de relatie met jou optimaal te kunnen voeren verwerkt de FOD BUZA persoonsgegevens over jou. Hieronder vind je een beschrijving van de verzameling van persoonsgegevens door de FOD BUZA en de verwerkingen die daarop gebeuren in het kader van jouw activiteiten op E-stage.

FOD BUZA verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Concreet worden volgende gegevens verwerkt:

  • Contact en identificatiegegevens (Rijksregisternummer, naam, voornaam, email, telefoonnummer, taalvoorkeur): om je te kunnen contacteren en identificeren;
  • Geslacht, geboortedatum, woonplaats, land van verblijf, niveau: voor statistische doeleinden;
  • Diploma, studierichting, studiejaar, talenkennis, kennis officepakket, andere programma’s: om een correcte selectie uit te oefenen, voor statistische doeleinden;
  • Gegevens i.v.m. jouw beroepssituatie (Student/ werkzoekende met uitkering/ werkzoekende zonder uitkering) : voor statistische doeleinden;
  • Bijlagen: cv, diploma, motivatiebrief, stagecontract: om een correcte selectie uit te oefenen;
  • Cookies (IP adres, locatie, Internetbrowser en apparaat type): E-stage gebruikt alleen functionele cookies die geen inbreuk maken op je privacy.

1.1 Worden je gegevens automatisch verwerkt (geautomatiseerde besluitvorming)?

E-stage neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van FOD BUZA) tussen zit.

2. Waarom verzamelen wij je persoonsgegevens

E-stage verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Je te kunnen bellen of e-mailen indien je geselecteerd wordt om op gesprek te komen/ een stage op onze FOD af te leggen.
  • Om statistische onderzoeken te kunnen uitvoeren over stages op onze FOD.

3. Hoe hebben wij je persoonsgegevens verkregen

Wij verkrijgen de persoonsgegevens die je met ons deelt tijdens het inschrijvingsproces voor een spontane stageaanvraag of voor een gepubliceerde vacature. Wanneer je wordt geselecteerd voor een stage vult een medewerker van jouw dienst de door jouw ingegeven data aan met de effectieve begin- en einddatum van je stage, de naam van je stageverantwoordelijke, de dienst waarop je aan de slag zal gaan, of je stage al dan niet binnen het kader van een studie valt en hoeveel dagen per week je zal werken.

4. Met wie delen wij je persoonsgegevens

De FOD BUZA deelt jouw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. FOD BUZA blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. In het geval dat een kandidaat aanvaard wordt om een stage af te leggen op FOD BUZA buiten het kader van een opleiding worden je naam en voornaam evenals het aantal dagen dat je stage hebt gelopen gedeeld met de verzekeraar die op de organisatie nota vermeld staat.

5. Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens ?

De FOD BUZA bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

5.1 Online Profiel

  • Voor niet weerhouden kandidaten

Na een periode van 1 jaar worden alle persoonsgegevens van niet weerhouden kandidaten uit E-stage verwijderd.

  • Voor weerhouden kandidaten

Zolang de toestemming van de stagiair geldig is. Nadien wordt alles wat noodzakelijk is om de deelname aan de stage te bewijzen 2 jaar bijgehouden. Gegevens die niet noodzakelijk zijn, worden gewist zodra de toestemming ingetrokken is.

5.2 Evaluatie Google Forms

Zolang de toestemming van de stagiair geldig is. Nadien wordt alles wat noodzakelijk is om de evaluatie van de stage te bewijzen 2 jaar bijgehouden. Gegevens die niet noodzakelijk zijn, worden gewist zodra de toestemming ingetrokken is. Alle persoonsgegevens die worden gebruikt voor onderzoeksdoeleinden worden geanonimiseerd.

5.3 Stagecertificaat

Zolang de toestemming van de stagiair geldig is. Nadien wordt de digitale versie van het certificaat 10 jaar bijgehouden. Gegevens die niet noodzakelijk zijn, worden gewist zodra de toestemming ingetrokken is.

6. Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens?

FOD BUZA neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Vanuit deze optiek hebben wij beveiligingstechnologieën en -maatregelen geïmplementeerd om de beschikbaarheid, confidentialiteit en integriteit van je persoonsgegevens te garanderen. Daarnaast is het aantal medewerkers dat toegang heeft tot je persoonsgegevens strikt beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze medewerkers wordt enkel toegang verleend voor zover zij die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. Moest er zich toch een incident voordoen waarbij je persoonsgegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via dpo@diplobel.fed.be.

7. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je eigen persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door FOD BUZA en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Indien je je persoonsgegevens wil laten wijzigen vind je onze contactgegevens hiervoor onderaan deze pagina. De kwaliteit en accuraatheid van jouw persoonsgegevens zijn belangrijk voor ons en wij verzoeken je dan ook contact op te nemen als je andere gegevens wil laten aanpassen.

Je hebt het recht op gegevenswissing indien je van mening bent dat je persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt of dat de doeleinden voor de verwerking zijn bereikt. Hiervoor kan je een verzoek indienen via dpo@diplobel.fed.be.

Wij behouden ons wel het recht om te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is. Bovendien moeten wij ons in sommige gevallen aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we je verzoek tot gegevenswissing niet kunnen inwilligen. In dat geval zullen wij wel evalueren welke persoonsgegevens we reeds kunnen wissen en je daarvan op de hoogte stellen. Tot slot moet je er rekening mee houden dat wij je, afhankelijk van je verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aanbieden.

Mocht je verder klachten hebben over de naleving van de privacyverklaring, verzoeken wij je ons eerst te contacteren. Indien je daarna nog een onopgelost probleem hebt waarvan je vindt dat wij dit niet naar behoren hebben beantwoord, kan je contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit, waarvan je de contactgegevens terugvindt onderaan deze pagina.

Indien je jouw rechten wenst uit te oefenen, klachten wenst in te dienen of bezwaar wenst aan tekenen vragen wij je wel eerst je te identificeren om te voorkomen dat dit iemand in jouw naam zou doen. In sommige gevallen vragen wij je daarvoor een kopie van je identiteitskaart te bezorgen. Maak in deze kopie je pasfoto, identiteitskaartnummer en Rijksregisternummer (RRN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Daarnaast vragen wij je ook steeds zo specifiek mogelijk te zijn zodat wij optimaal aan jouw noden kunnen voldoen. Wij zullen je steeds van antwoord dienen binnen de wettelijk bepaalde termijn van 30 dagen.

De FOD BUZA wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dat kan via de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.

Wijziging van de privacyverklaring

Wij kunnen onze privacyverklaring aanpassen naar aanleiding van nieuwe of aangepaste verwerkingen. Wij raden je daarom aan om deze regelmatig te bekijken.

Contactgegevens

Contactgegevens stagedienst

https://estage.diplomatie.be/
StageAC-HB@diplobel.fed.be
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming:

dpo@diplobel.fed.be

Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen Privacycommissie)

Drukpersstraat 35,
1000 Brussel
T: +32 (0)2 274 48 00
E: contact@apd-gba.be