Déclaration de confidentialité du SPF Affaires étrangères

Introduction

Lorsque vous utilisez l’un de nos services, le service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement (SPF AE) collecte une série de données personnelles. Le SPF AE considère que votre vie privée revêt une extrême importance et nous voulons donc vous informer au mieux. Vous pouvez contrôler ce qu’il advient de vos données et nous respecterons vos choix. Ces données sont conservées pour assurer un fonctionnement optimal de nos services. La présente déclaration de confidentialité concerne l’application E-stage.

La présente déclaration émane du SPF AE dont le siège social se situe à 1000 Bruxelles, rue des Petits Carmes 15 et dont le numéro d’entreprise est le BE0308358149.

Pour toute question concernant vos données ou la déclaration de confidentialité, vous pouvez nous joindre au moyen des informations de contact en bas de cette page.

1. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Afin d’entretenir une relation optimale avec vous, le SPF AE gère certaines de vos données personnelles. Vous trouverez ci-dessous une description des données collectées par le SPF AE et leurs modalités de traitement dans le cadre de vos activités sur E-stage.

Le SPF AE collecte vos données parce que vous utilisez nos services et/ou parce que vous nous les avez fournies. Les données suivantes font l’objet d’un traitement, à des fins diverses:

  • Informations de contact et données d’identification (numéro de registre national, nom, prénom, e-mail, préférence linguistique): pour pouvoir prendre contact avec vous et vous identifier;
  • Sexe, date de naissance, domicile, pays de résidence, niveau de formation et organisation : à des fins statistiques;
  • Diplôme, filière et année d’études, connaissances linguistiques, connaissance de la suite Office, autres programmes : pour effectuer une sélection correcte et à des fins statistiques;
  • Données concernant votre situation professionnelle (aux études/en recherche d’emploi/avec ou sans indemnités) : à des fins statistiques;
  • Annexes (CV, diplôme, lettre de motivation, contrat de stage) : pour effectuer une sélection correcte;
  • Cookies (adresse IP, localisation, navigateur Internet et type d’appareil) : E-stage utilise uniquement les cookies fonctionnels qui ne portent pas atteinte à votre vie privée.

1.1 Vos données sont-elles traitées de manière automatique (processus automatisé) ?

Dans toutes les situations susceptibles d’affecter les personnes, E-stage ne prend aucune décision sur la base d’un traitement automatisé effectué à l’aide d’un programme ou système informatique en l’absence d’intervention humaine (un collaborateur du SPF AE, par exemple).

2. Pourquoi collectons-nous des données personnelles ?

Vos données sont traitées par E-stage aux fins suivantes :

  • pouvoir vous téléphoner ou vous envoyer un e-mail pour vous inviter à un entretien ou vous informer que vous avez été retenu-e pour effectuer un stage au SPF AE ;
  • pouvoir mener des études statistiques concernant les stages au sein de notre SPF.

3. Comment disposons-nous de vos données ?

Dans le cadre d’une candidature spontanée ou d’une réponse à une offre de stage publiée sur notre site, vous nous communiquez des données personnelles. Si vous êtes retenu-e, un collaborateur du service d’accueil indique la date de début et de fin de stage, le nom du maître de stage, le service d’accueil, précise si votre stage s’inscrit ou non dans le cadre d’une formation et quel sera votre régime de travail hebdomadaire.

4. Avec qui partageons-nous vos données ?

Le SPF AE partage vos données avec des tiers lorsque cela s’avère nécessaire pour la mise en œuvre de la convention de stage et pour répondre à une éventuelle obligation légale. Le SPF AE reste responsable de ces opérations de traitement. Si vous êtes retenu-e pour effectuer un stage au SPF AE en dehors du cadre d’une formation, nous communiquons vos nom et prénom ainsi que le nombre de jours de stage à la compagnie d’assurances mentionnée sur la note d’organisation.

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Le SPF AE ne conserve pas vos données au-delà du temps strictement nécessaire pour l’atteinte des objectifs liés à leur collecte. Les diverses catégories de données personnelles sont assorties des durées de conservation suivantes :

5.1 Profil en ligne

  • Candidats non retenus

On retire d’E-stage toutes les données des candidats non retenus après un an.

  • Candidats retenus

Les données sont conservées aussi longtemps que le consentement donné par le ou la stagiaire est valable. Toutes les preuves de l’accomplissement du stage sont conservées deux ans. Les données qui ne sont pas nécessaires sont supprimées dès que le consentement est retiré.

5.2 Évaluation Google Forms

Les données sont conservées aussi longtemps que le consentement donné par le ou la stagiaire est valable. Tout ce qui est nécessaire à attester l’évaluation du stage est conservé 2 ans. Les données qui ne sont pas nécessaires sont supprimées dès que le consentement est retiré. Toutes les données utilisées à des fins de recherche sont anonymisées.

5.3 Certificat de stage

Les données sont conservées aussi longtemps que le consentement donné par le ou la stagiaire est valable. La version numérique du certificat est conservée 10 ans. Les données qui ne sont pas nécessaires sont supprimées dès que le consentement est retiré.

6. Comment protégeons-nous vos données ?

Le SPF AE accorde une grande importance à la protection de vos données et prend toutes mesures appropriées pour prévenir l’usage abusif, la perte, la divulgation non souhaitée ou la modification non autorisée de vos données, ainsi que tout accès non autorisé à celles-ci. Dans cette optique, nous avons mis en œuvre des technologies de protection et des mesures de sécurité pour garantir la disponibilité, la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles. Par ailleurs, les collaborateurs ayant accès à vos données sont sélectionnés avec soin et leur nombre est strictement limité. Ces collaborateurs n’ont accès à l’information qu’à partir du moment où ils en ont besoin pour effectuer leur travail. Si un incident devait malgré tout se produire, entraînant des répercussions au niveau de vos données personnelles, vous serez prévenu-e personnellement selon les modalités prévues par la loi.

Si vous estimez que vos données ne sont pas suffisamment protégées, ou si vous soupçonnez un usage abusif, envoyez-nous un courriel à l’adresse dpo@diplobel.fed.be.

7. Consulter, modifier, supprimer les données

Vous avez le droit de consulter vos propres données, de les rectifier, de les compléter ou de les supprimer. En outre, vous avez le droit de retirer votre éventuel consentement concernant le traitement de vos données personnelles, de faire opposition au traitement de vos données par le SPF AE et vous disposez en outre du droit à la portabilité de vos données.

Si vous souhaitez faire modifier vos données personnelles, vous trouverez nos informations de contact à la fin du présent document. En effet, la qualité et l’exactitude de vos données sont importantes pour nous. N’hésitez donc pas à nous contacter si vous souhaiter faire adapter d’autres données.

Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données si vous estimez qu’elles sont traitées de manière illégale ou qu’il est porté atteinte à la finalité de leur traitement. Vous pouvez introduire une demande à cet effet à l’adresse dpo@diplobel.fed.be.

Nous nous réservons toutefois le droit d’estimer si votre demande est justifiée. De plus, nous sommes tenus, dans certains cas, de respecter des délais légaux de conservation, de sorte que nous ne pourrons donner suite à votre demande. Dans ce cas, nous évaluerons quelles données pourront être supprimées et nous vous informerons de la décision prise. Enfin, en fonction de la demande formulée, certains services ne pourront plus vous être offerts.

Si vous avez d’autres plaintes à formuler concernant le respect des engagements contenus dans la présente déclaration de confidentialité, nous vous invitons à nous en faire part. Si vous deviez avoir à faire face à un problème auquel, à votre avis, nous n’avons pas apporté de réponse, vous pouvez vous adresser à l’Autorité de protection des données, dont les informations de contact figurent à la fin du présent document.

Si vous désirez faire valoir vos droits, introduire une plainte ou faire opposition, nous commencerons par vous demander une preuve d’identité afin d’éviter de donner suite à une démarche effectuée par une autre personne. Dans certains cas, nous demanderons expressément une copie de votre carte d’identité. Barrez d’un trait noir votre photo, numéro de carte d’identité et numéro de registre national, de manière à protéger votre vie privée. Nous vous invitons à formuler votre demande avec la plus grande précision afin que nous puissions répondre au mieux à vos besoins. Nous vous répondrons dans le délai de 30 jours imparti par la loi.

Le SPF AE attire également votre attention sur le fait qu’il est possible de porter plainte auprès du contrôleur national de l’Autorité de protection des données, via le lien www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte.

Modification de la déclaration de confidentialité

Nous pourrions modifier cette déclaration de confidentialité en cas d’introduction de nouveaux processus ou de modification de processus existants. Nous vous recommandons dès lors de la consulter régulièrement.

Informations de contact

Informations de contact du service des stages

https://estage.diplomatie.be/
StageAC-HB@diplobel.fed.be
Rue des Petits Carmes 15
1000 Bruxelles

Informations de contact du fonctionnaire responsable de la protection des données :

dpo@diplobel.fed.be

Autorité de protection des données (précédemment Commission de la protection de la vie privée) :

Rue de la Presse 35,
1000 Bruxelles
T: +32 (0)2 274 48 00
E: contact@apd-gba.be