Datenschutzerklärung FÖD AA

Einleitung

Wenn Sie eine unserer Dienstleistungen nutzen, erfasst der Föderale Öffentliche Dienst Auswärtige Angelegenheiten, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit (FÖD AA) einige personenbezogene Daten. Der FÖD AA nimmt Ihren Datenschutz sehr ernst und will Sie daher so gut wie möglich informieren. Sie haben die Kontrolle darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht und wir werden Ihre Entscheidungen berücksichtigen. Wir möchten Ihnen eine optimale Nutzungserfahrung unserer Dienste bieten. Diese Datenschutzerklärung betrifft die Applikation E-stage.

Dies ist die Datenschutzerklärung des FÖD AA mit Geschäftssitz in 1000 Brüssel, Karmelietenstraat 15, rue des Petits Carmes, Unternehmensnummer BE0308358149.

Wenn Sie Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten oder der Datenschutzerklärung haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf über die weiter unten angegebenen Kontaktdaten.

1. Welche personenbezogenen Daten werden erfasst?

Im Hinblick auf eine optimale Beziehung mit den Bürgern erfasst der FÖD AA einige personenbezogene Daten. Hier wird beschrieben, welche personenbezogenen Daten der FÖD AA erfasst und auf welche Weise diese im Rahmen Ihres Besuches auf E-stage verarbeitet werden.

Der FÖD AA erfasst die personenbezogenen Daten während Ihrer Nutzung unserer Dienste und/oder weil Sie uns diese Daten mitgeteilt haben. Konkret werden die folgenden Daten zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Kontakt- und Identifikationsdaten (Nationalregisternummer, Name, Vorname, E-Mail, Telefonnummer, Sprachauswahl): zum Zweck der Kontaktaufnahme und der Identifikation;
  • Geschlecht, Geburtsdatum, Wohnort, Aufenthaltsland, Niveau: zu statistischen Zwecken;
  • Diplom, Studienrichtung, Studienjahr, Sprachkenntnisse, EDV-Kenntnisse (MS Office oder andere Programme): zu Auswahlzwecken, zu statistischen Zwecken;
  • Daten über Ihre berufliche Situation (Student/entschädigter Arbeitsuchende/nicht-entschädigter Arbeitssuchende): zu statistischen Zwecken;
  • Anhänge: Lebenslauf, Diplom, Motivationsbrief, Praktikumsvertrag: zum Zwecke einer korrekten Auswahl;
  • Cookies (IP-Adresse, Standort, Internetbrowser und Gerätetyp): E-stage benutzt nur funktionale Cookies, die mit dem Datenschutz vereinbar sind.

1.1 Findet eine automatische Verarbeitung Ihrer Daten (automatisierte Entscheidungsfindung) statt?

Bei E-stage werden keine Entscheidungen, die Auswirkungen auf Personen haben können, aufgrund automatisierter Verarbeitungen getroffen. Man spricht von automatisierter Entscheidungsfindung, wenn Computerprogramme oder –systeme ohne menschliches Eingreifen (z.B. ohne das Eingreifen eines Mitarbeiters des FÖD AA) Entscheidungen treffen.

2. Warum werden Ihre personenbezogenen Daten erfasst?

E-stage verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken:

  • damit wir telefonisch oder per E-Mail Kontakt mit Ihnen aufnehmen können, falls Sie für ein Gespräch / ein Praktikum bei dem FÖD AA ausgewählt wurden.
  • als Grundlage für statistische Analysen über Praktika bei dem FÖD AA.

3. Wie werden personenbezogene Daten erfasst?

Es werden die personenbezogenen Daten erfasst, die Sie bei einer spontanen Bewerbung für ein Praktikum oder bei einer Bewerbung für einen angebotenen Praktikumsplatz während des Einschreibeverfahrens mitteilen. Wenn Sie für ein Praktikum ausgewählt werden, ergänzt ein Mitarbeiter des entsprechenden Dienstes das tatsächliche Anfangs- und Enddatum des Praktikums, den Namen des Praktikumsleiters, des Dienstes, bei dem Sie das Praktikum absolvieren sowie Angaben dazu, ob das Praktikum im Rahmen des Studiums absolviert wird oder nicht und die Anzahl der Arbeitstage pro Woche.

4. An wen werden Ihre personenbezogene Daten weitergegeben?

Der FÖD AA gibt Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Ausführung des Vertrags und eventuell zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht erforderlich ist. Der FÖD AA ist für diese Verarbeitungen verantwortlich. Falls Sie beim FÖD AA ein Praktikum außerhalb Ihrer Ausbildung absolvieren, werden Ihr Name und Vorname sowie die Praktikumsdauer in Arbeitstagen dem Versicherungsunternehmen, das auf dem Organisationsblatt steht, mitgeteilt.

5. Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

Der FÖD AA speichert die personenbezogenen Daten solange, wie es für den Zweck, zu dem die Daten erfasst wurden, erforderlich ist. Der FÖD AA hat unterschiedliche Speicherfristen für die folgenden (Kategorien von) personenbezogenen Daten festgelegt:

5.1 Online-Profil

  • Abgelehnte Bewerber

Nach einer Frist von 1 Jahr werden alle personenbezogenen Daten der abgelehnten Bewerber in E-stage gelöscht.

  • Ausgewählte Bewerber

Solange die Einwilligung des Praktikanten gilt. Danach werden alle Daten, die zum Nachweis der Teilnahme am Praktikum erforderlich sind, für die Dauer von 2 Jahren gespeichert. Nicht notwendige Daten werden nach Widerruf der Einwilligung gelöscht.

5.2 Evaluation Google Forms

Solange die Einwilligung des Praktikanten gilt. Danach werden alle Daten, die zur Beurteilung des Praktikums erforderlich sind, für die Dauer von 2 Jahren gespeichert. Nicht notwendige Daten werden nach Widerruf der Einwilligung gelöscht. Personenbezogene Daten, die für Forschungszwecke benutzt werden, werden anonymisiert.

5.3 Praktikumszertifikat

Solange die Einwilligung des Praktikanten gilt. Das digitale Zertifikat wird für die Dauer von 10 Jahren gespeichert. Nicht notwendige Daten werden nach Widerruf der Einwilligung gelöscht.

6. Wie werden personenbezogenen Daten geschützt?

Der FÖD AA findet den Schutz Ihrer Daten sehr wichtig und ergreift die notwendigen Maßnahmen, um Missbrauch, Verlust, unbefugten Zugriff, unerwünschte Offenlegung und unerlaubte Veränderungen zu verhindern. Dafür setzen wir Sicherheitstechnologie und –maßnahmen ein, um die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus hat nur eine beschränkte Anzahl sorgfältig ausgewählter Mitarbeiter Zugriff auf die Daten. Diese Mitarbeiter haben nur Zugriff auf die Daten, soweit sie die Information zur ordnungsgemäßen Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigen. Sollte es doch zu einem Vorfall kommen, bei dem es um Ihre personenbezogene Daten geht, dann wird Ihnen das in den im Gesetz vorgesehenen Situationen persönlich gemeldet.

Wenn Sie den Eindruck haben, dass ihre Daten nicht gut geschützt sind oder wenn Sie Hinweise auf Datenmissbrauch haben, kontaktieren Sie uns über dpo@diplobel.fed.be.

7. Daten einsehen, anpassen oder löschen

Sie haben das Recht, die eigenen personenbezogenen Daten einzusehen, zu berichtigen, zu ergänzen oder zu löschen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, die eventuell für die Datenverarbeitung erteilte Einwilligung zu widerrufen oder Einspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den FÖD AA einzulegen. Schließlich haben Sie auch das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Falls Sie Ihre personenbezogenen Daten ändern lassen möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die unten stehenden Kontaktdaten. Die Qualität und Genauigkeit Ihrer personenbezogenen Daten sind nämlich wichtig.

Sie haben das Recht auf Löschung der Daten, wenn Sie der Ansicht sind, dass die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet worden sind oder dass der Zweck der Verarbeitung erfüllt ist. Beantragen Sie dies per E-Mail an dpo@diplobel.fed.be.

Wir behalten uns das Recht vor, zu überprüfen, ob Ihr Antrag berechtigt ist. In einigen Fällen müssen wir gesetzliche Speicherfristen einhalten und können wir dem Antrag auf Löschung nicht stattgeben. In solchen Fällen werden wir allerdings prüfen, welche personenbezogenen Daten bereits gelöscht werden können und wir werden Sie darüber informieren. Wir weisen Sie auch darauf hin, dass wir Ihnen je nach Antrag gewisse Dienstleistungen nicht mehr anbieten können.

Falls Sie Beschwerden über die Einhaltung der Datenschutzerklärung haben, setzen Sie sich bitte erst mit uns in Verbindung. Wenn Sie danach der Ansicht sind, dass noch nicht alle Probleme gelöst worden sind, können Sie sich an die Datenschutzautorität über die unten angegebenen Kontaktdaten wenden.

Falls Sie Ihre Rechte ausüben möchten, Beschwerde einlegen oder Einspruch erheben wollen, müssen Sie sich identifizieren, um zu verhindern, dass jemand anders in Ihrem Namen handelt. In manchen Fällen werden wir Sie bitten, eine Kopie Ihres Personalausweises vorzulegen. Schwärzen Sie auf der Kopie Datenschutz das Passbild, die Personalausweisnummer und die Nationalregisternummer (NRN). Wir bitten Sie, Ihr Anliegen deutlich zu formulieren, so dass wir so gut wie möglich auf Ihre Bedürfnisse eingehen können. Sie erhalten eine Antwort innerhalb der gesetzlichen Frist von 30 Tagen.

Der FÖD AA teilt Ihnen mit, dass Sie die Möglichkeit haben, eine Beschwerde bei der nationalen Aufsichtsbehörde, der Datenschutzautorität, einzulegen. Nutzen Sie dazu diesen Link: www.datenschutzbehorde.be/antrag-oder-beschwerde-einreichen.

Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann anlässlich neuer oder geänderter Verarbeitungen aktualisiert werden. Wir empfehlen Ihnen daher, diese regelmäßig einzusehen.

Kontaktdaten

Kontaktdaten Dienst Praktikumsplätze

https://estage.diplomatie.be/
StageAC-HB@diplobel.fed.be
Karmelietenstraat 15, rue des Petits Carmes
1000 Brussel / Bruxelles

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter:

dpo@diplobel.fed.be

Datenschutzautorität (früherer Ausschuss für den Schutz des Privatlebens)

Drukpersstraat 35, rue de la Presse,
1000 Brussel/Bruxelles
T: +32 (0)2 274 48 00
E: contact@apd-gba.be